Du hast eine tolle Idee und erstellst einen Webshop. In Zeiten von Shopify & Co ist das heutzutage kein Problem mehr. Für fast alle Handelsunternehmen gehört ein Onlineshop dazu. Du hast eine zusätzliche Einnahmequelle, die dich kaum etwas kostet, wenn sie einmal aufgestellt wurde. Außerdem ist es eine gute Möglichkeit, mehr Kunden zu erreichen.
Heute soll es darum gehen, wie der Shop steuerkonform aufgestellt werden muss und wie die Buchhaltung der Verkäufe möglichst effizient und übersichtlich ablaufen kann. Bei einem kleinen Shop mit ein paar Verkäufen im Monat, ist es noch einfach den Überblick zu behalten. Sobald du jedoch auch ausserhalb der Schweiz tätig werden möchtest und ein grösseres Volumen abwickelst, ist es sehr wichtig, die Systeme von Anfang an korrekt aufzugliedern.
Wofür brauchst du eine Buchhaltung für einen Online-Shop
Dein Onlineshop ist ein Teil deines Unternehmens und die Abläufe darin sind relevant für deine Steuern. Wenn du eine Einzelfirma hast, ist eine einfache Buchhaltung mit einer Einnahmen-Ausgaben Rechnung ausreichend. Dafür listest du alle Einnahmen, in diesem Fall aus deinem Webshop, auf und alle deine Ausgaben. Ausgaben sind zB. Wareneinkäufe, Versandkosten, Kosten für die Shopsoftware, Webhostung usw. Die Einnahmen-Ausgaben Rechnungen kannst du unkompliziert in Excel erstellen oder ein günstiges Programm wie Banana Buchhaltung dafür nutzen. Das Endergebnis dieser Liste kommt dann in deine private Steuererklärung.
Wenn du eine GmbH oder eine AG gegründet hast, musst du für deine Firma jedes Jahr eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung erstellen und eine eigene Steuererklärung abgeben. Für die Erstellung der Jahresrechnung kannst du einen Treuhänder beauftragen, der dich unterstützt. Du kannst die laufende Buchhaltung aber auch selbst erstellen und nur für die Kontrolle Ende Jahr oder die MwSt-Abrechnung einen Treuhänder dazu holen. Das spart dir jede Menge Kosten zu Beginn deiner Selbstständigkeit für relativ simple arbeiten. Einmal ordentlich eingearbeitet, sollte es kein Problem mehr für dich sein, die Zahlungsausgänge und Eingänge selbst zu verbuchen.
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Die korrekte Mehrwertsteuer im Shopsystem
Du setzt deinen Shop selbst auf oder hast einen Dienstleister der das für dich übernimmt. Noch vor der Shop überhaupt Online geht, musst du wissen welche Steuersätze für deine Produkte relevant sind. Im Zweifel empfehlen wir dir, dies entsprechend mit der Steuerverwaltung abzuklären – gerade wenn es um Geschenks-Sets etc. geht, die mehrere MwSt-Sätze enthalten.
Solltest du dich entschieden haben, dich noch nicht der Mehrwertsteuer zu unterstellen, dürfen auf deinen Shoprechnungen auch keine Steuersätze zu sehen sein. Eine Registrierung ist ab 100´000CHF steuerpflichtigem Umsatz nötig. Überschreitest du die Grenze in einem Geschäftsjahr, musst du dich für das nächste Jahr anmelden. Auch wichtig zu wissen ist, dass die Mehrwertsteuer eine Selbstdeklarationssteuer ist. Das bedeutet, niemand kontrolliert dich. Du oder dein Treuhänder müssen selbst im Blick haben, ob die Steuersätze korrekt abgeführt werden und wann eine Anmeldung fällig wird.
Du kannst nicht davon ausgehen, dass dein Programmierer die korrekten Steuersätze im Blick hat. Das musst du auf jeden Fall immer nochmal überprüfen. Sind falsche Steuersätze in deinem Webshop hinterlegt, kann das zu großen Problem führen. Vor allem wenn der Shop eine ganze Weile mit falschen Einstellungen läuft und du bereits viel verkauft hast. Im schlimmsten Fall bekommst du eine Nachzahlung + Verzugszinsen, weil du zu wenig/nichts abgerechnet hast. Die Zahlungen an Kunden sind dann alles schon erledigt, du bleibst also auf den zu wenig einbehaltetenen Beträge sitzen. Deswegen ist es so wichtig, die Mehrwertsteuer im Online Shop korrekt auszuweisen von Anfang an.
Mehrwertsteuer in Lagern im Ausland / Amazon FBA
Lieferst du weltweit oder in die EU, kommt es darauf an wo die Ware versendet wird. Startet dein Versand in der Schweiz kannst du alles unkompliziert beim Standard lassen solange du an Privatkunden verschickst. Sobald du mit Lagern im Ausland arbeitest, wird es leider kompliziert. Dann ist es wichtig, die Steuersätze des jeweiligen Landes zu verwenden. Das heisst im Klartext: Für jedes Land in das du lieferst, musst du die korrekten MwSt-Sätze hinterlegen.
Hast du ein Lager in Deutschland von dem aus du deutsche Kunden belieferst, fällst du in deutsches Steuerrecht. Dafür ist dringend zu empfehlen mit einem deutschen Steuerberater zu arbeiten um die Umsatzsteuer korrekt abzuführen. Für Amazon FBA Nutzer gibt es spezielle Software, die die Steuerreports aufbereiten und dem Steuerberater zur Verfügung stellen. Es gibt einige Online Anbieter die die Steuerabrechnung/Anmeldung in allen Ländern anbieten. Damit haben wir leider nicht die besten Erfahrungen gemacht. Vor allem wenn nicht viel Eigenwissen vorhanden ist, bist du mit einem Steuerberater besser beraten. Für eine kleine Umsatzsteuerabrechnung kostet das auch nicht die Welt.
Unsere Empfehlung zu Beginn – konzentriere dich zuerst auf die Schweiz und versuche den Verkauf dort zu fokussieren. Je mehr Länder du einbindest, desto höher wird der Verwaltungsaufwand und damit auch deine Kosten.
Offene Rechnungen & Zahlungen im Webshop
Wichtig zu verstehen ist, dass offene Rechnungen und Zahlungen direkt im Shopsystem behandelt werden müssen. Die Buchhaltung übernimmt jeweils nur den Ist-Stand. Solltest du Kauf auf Rechnung oder Vorkasse anbieten, musst du regelmässig überprüfen ob die Kunden bezahlt haben. Sonst wird die Ware vom System eventuell nicht freigegeben. Auch unbezahlte Rechnungen müssen im Shopsystem bearbeitet werden. Um dem den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten, ist es zu empfehlen keine Vorkasse oder Überweisung anzubieten. Ansonsten wirst du einige Arbeit mit den offenen Rechnungen haben, Kunden bezahlen nicht oder viel zu spät usw.
Zahlungsanbieter und deren Buchhaltungsanbindung
- PayPal – Paypal ist wie ein Bankkonto zu verbuchen. Entsprechende Auswertungen kann man sich im Konto abholen.
- Stripe – Stripe überweist die Beträge auf dein Bankkonto und behält die Spesen bereits ein. Hier benötigst du den Report um die Spesenbeträge zu ermitteln. Einige Banken wie die Postfinance zeigen die Spesenbeträge aber auch bei jeder Zahlung auf dem Kontoauszug.
- Worldline – wie Stripe
- Twint – überweist ebenfalls direkt an die Bank abzüglich Spesen
Übernahme der Shop-Verkäufe in die Buchhaltung
Wie funktioniert die Übernahme der Shopverkäufe in die Buchhaltung?
Eine Schnittstelle vom Shop ins Buchhaltungsprogramm ist eine gute Möglichkeit diesen Schritt zu automatisieren. Aus persönlicher Erfahrung können wir sagen, dass dieser Schuss auch nach hinten losgehen kann. Die Schnittstelle muss einwandfrei funktionieren. Die Steuersätze, Stornobuchungen usw. müssen alle korrekt übernommen werden. Auch bei Einrichtung der Schnittstelle während des Jahres, muss genau überprüft werden, ob der Import wirklich erst ab Startdatum erfolgt. Wir empfehlen ohnehin, in jedem Quartal Stichproben mit einem manuellen Report zu machen. Schnittstellen gibt es günstig zB. von Shopify nach Bexio. Jedes Buchhaltungssystem arbeitet mit anderen Shopanbietern. Für grössere Projekte ist zu empfehlen, eine eigene Schnittstelle programmieren zu lassen die genau auf beide Systeme abgestimmt ist. Die Kosten dafür starten jedoch ungefähr bei 20´000CHF.
Manuelle Übernahme zu Stichtagen
Dieses Vorgehen haben viele Treuhänder und KMUs gar nicht auf dem Schirm, obwohl es die einfachste und effizienteste Möglichkeit für kleinere bis mittlere Webshops ist. Dabei wird in der Regel 1x im Quartal ein Report in der Shop-software erstellt. Shopify bietet zB. steuerlich einwandfreie Reports an. Dabei können die Verkäufe mit korrekten Steuersätzen per Ende Quartal als csv-Datei exportiert werden. Die Summe wird in die Buchhaltung eingebucht. Wichtig dabei ist, dass die einzelnen Transaktionen verfügbar sind, falls es eine Steuerkontrolle gibt. Am besten werden die Quartalsreportings als csv abgespeichert.
Hierbei ist zu beachten, falls im Shopsystem rückwirkend Veränderungen vorgenommen werden. Es empfiehlt sich hier, die Vorquartale jeweils zu überprüfen und Korrekturen im laufenden Quartal aufzunehmen.
Verbuchung der Shop-Buchung über ein Forderungskonto
Die Verbuchung erfolg über ein Durchlaufskonto Forderungen Webshop / Erlös Webshop.
Die Zahlungen der verschiedenen Zahlungsdienste werden dann auf dem Forderungskonto gegen gebucht. Wichtig hierbei ist, die Spesen der Zahlungsdienstleister nicht zu vergessen die ebenfalls Spesen / Forderungen Webshop gebucht werden, wenn sie vom Zahlungsbetrag einbehalten wurden. Das Forderungskonto ist dabei nie vollständig abgestimmt und immer “in Bewegung”. Trotzdem empfiehlt es sich, zumindest ungefähr abzustimmen ob die Werte noch realistisch sind.
Verbuchung der Zahlungen / vereinnahmte Verbuchung
Bei dieser Buchungsweise werden nur die Zahlungen verbucht. Für kleine Webshops ohne MwSt oder mit nur einem MwSt-Satz ist das am einfachsten. Wichtig zu beachten ist, dass eventuelle Spesen der Zahlungsdienstleister anfallen und bei den gutgeschriebenen Beträgen bereits abgezogen wurden. Die Mehrwertsteuer ist aber auf dem vollen Verkaufsbetrag geschuldet. Die Spesen müssen separat verbucht werden. Für Shops mit verschiedenen MwSt-Fällen ist diese Verbuchung leider nicht möglich.
Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Beitrag eine Hilfestellung für die Buchhaltung deines e-commerce Unternehmens bieten.
Für persönliche Beratung wende dich gerne an unser Treuhandbüro: