Das beste Ablagesystem für KMU in der Schweiz und Liechtenstein
Wie du deine Buchhaltung effizient und gesetzeskonform digital organisierst
Du hast eine Firma gegründet und suchst nach dem besten Ablagesystem für deine Buchhaltung? Als Treuhänderin mit über 10 Jahren Erfahrung kenne ich nahezu alle Varianten – von Papierordnern bis zu modernen Cloud-Lösungen. In diesem Beitrag zeige ich dir, welches System sich für KMU und Selbständige in der Schweiz und Liechtenstein wirklich lohnt.
Die rechtliche Seite: Aufbewahrungspflicht von Geschäftsbüchern
In der Schweiz und Liechtenstein gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Geschäftsbücher und Buchhaltungsunterlagen.
Wenn du deine Belege nur digital aufbewahren möchtest, ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich. Dafür gibt es spezialisierte Software-Anbieter – meist lohnenswert ab einer gewissen Unternehmensgrösse. Für Bexio Nutzer bietet sich hier der Anbieter swiDOC an, mit direkter Schnittstelle.
Für Kleinstbetriebe und Solo-Selbständige empfehle ich jedoch eine einfache Lösung:
Ein Bankordner pro Jahr mit Kontoauszügen und wichtigen Belegen.
Alternativ: eine Schachtel pro Jahr, in die du alle Originalbelege legst.
So bist du rechtlich auf der sicheren Seite, falls einmal eine Steuer- oder Buchprüfung stattfindet. Auch wenn in der Praxis die meisten AHV und Steuerprüfungen ebenfalls vorab digitale Belege möchten.
Wichtige Originale wie Verträge, Fahrzeug- oder Immobilienbelege solltest du immer physisch aufbewahren. Kleine Spesenbelege dürfen entsorgt werden, sobald sie digital erfasst sind.
Warum ein digitales Ablagesystem für KMU sinnvoll ist
Ein gutes digitales Ablagesystem spart Zeit, Geld und Nerven.
Gerade wenn du mit einem Treuhänder oder einer externen Buchhaltung zusammenarbeitest, kann eine klare digitale Struktur bis zu 50 % der Buchhaltungskosten reduzieren – weil weniger Zeit mit Suchen und Sortieren verloren geht.
Der erste Schritt: Wie kommen die Belege zu dir?
Stelle deine Prozesse konsequent auf digitale Rechnungen um.
So gehst du vor:
Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen:
Richte z. B. rechnungen@deinefirma.ch ein.Alle Eingangsrechnungen weiterleiten:
Leite jede erhaltene Rechnung an diese Adresse und bitte Lieferanten direkt an die Adresse zu schicken.Papierbelege digitalisieren:
Scanne sie und schick sie ebenfalls an diese Adresse.Regelmässig sortieren:
Verschiebe die Dateien in die Cloud und benenne sie korrekt (Datum + Lieferant + Betrag).
Tipp: Wenn du wenig Zeit hast, kann dir ein digitaler Assistent bei dieser Routinearbeit helfen – effizienter und günstiger, als deine eigene Arbeitszeit dafür zu verwenden. Du könntest auch einen Schritt weiter gehen, und automatische Assistenten wie Zapier einbinden, um die Belege abzulegen.
Post Scan-Service – der ultimative Zeitspartipp
Es ist dir nicht möglich, alle Lieferanten auf digitale Rechnungen umzustellen?
Die Post (sowohl Schweiz als auch Liechtenstein) bietet einen Scan Service an, bei dem deine gesamte Post gescannt wird.
Mit diesem Service sparst du dir das manuelle Einscannen und hast sofort alle Belege digital zur Verfügung.
Buchhaltungssysteme mit digitaler Belegablage
Ein modernes Buchhaltungssystem mit Beleganbindung ist ein grosser Vorteil. Bei diesen Systemen ist die Rechnung direkt der Buchung zugeordnet. Das vereinfacht den Prozess für die Kontrolle durch den Treuhänder oder eine Revision.
Mein Favorit: Bexio – ideal für KMU in der Schweiz.
Rechnungen werden direkt im System erstellt.
Belege kannst du per Mail, App oder Drag & Drop hochladen.
Alles ist mit der Buchung verknüpft und per Suchfunktion sofort auffindbar.
Wenn du alles selbst verbuchst, kannst du sämtliche Belege direkt in Bexio speichern. Wenn du aber mit einem Treuhänder arbeitest, lohnt sich oft eine externe Ablage, um das System übersichtlich zu halten.
Bitte keine Belege per Mail senden
Belege per E-Mail sind nur sinnvoll, wenn sie spontan gebraucht werden.
Sobald ich einen Beleg per Mail erhalte, speichere ich ihn sofort im richtigen Cloud-Ordner – sonst geht er schnell verloren.
Das kannst du genauso handhaben, um Chaos im Posteingang zu vermeiden.
So strukturierst du deine Cloud-Ablage
Ich empfehle folgende Cloud-Ordnerstruktur (z. B. in Dropbox, Google Drive oder iCloud):
Hauptebene:
Jahr
Quartal oder Monat (je nach Belegmenge)
Bank A CHF
Bank A EUR
Bank B CHF
PayPal / Kreditkarte
Privat bezahlt
Offene Kreditoren / Debitoren
Zusätzliche Ordner (falls nötig):
Lohnunterlagen
MWST-Abrechnung
Jahresabschluss
Verträge
Dateinamen-Empfehlung:2024-02-24_Swisscom_128.50CHF.pdf
So sind alle Dokumente nach Datum sortiert und sofort auffindbar – auch über die Suchfunktion.
Extra Tipp: Automatisierte Belegerkennung mit Kontera
Wenn du mit Kontera arbeitest, kannst du dir die manuelle Dateibenennung theoretisch sparen.
Das Programm liest Rechnungen mit Hilfe von KI aus, ordnet sie Zahlungen zu und zeigt Belegvorschauen an.
Trotzdem empfehle ich, eine monatsweise Ordnerstruktur beizubehalten – sonst wird es auch dort schnell unübersichtlich.
Sicherheit: So schützt du deine digitalen Belege
Für maximale Sicherheit solltest du eine Cloud-Lösung mit Schweizer Hosting wählen.
Zusätzlich ist ein Offline-Backup auf einer externen Festplatte sinnvoll.
Behalte besonders wichtige Dokumente in Papierform – und achte darauf, dass alle digitalen Belege auch in der Buchhaltung selbst hinterlegt sind.
Fazit: Digitale Ablage leicht gemacht für KMU
Ein strukturiertes digitales Ablagesystem spart dir viel Zeit, reduziert Kosten und macht deine Buchhaltung revisionssicher.
👉 Mein Tipp:
Halte Ordnung, verwende eine einheitliche Struktur und klare Dateinamen.
So behalten du und dein Treuhänder jederzeit den Überblick – und deine Buchhaltung wird zum effizienten Werkzeug statt zum Stressfaktor.